No horário marcado, todos se dirigem para a sala de reunião da empresa com suas pastas debaixo do braço e laptops a tira colo. Tomam seus lugares, fazem um breve silêncio, mas antes de começarem a reunião de fato, alguém puxa um assunto sobre algo que tenha visto no caminho. Um assunto sem importância, que acaba levando a outro sobre o final de semana e gostos musicais até que, de repente todos têm palpites a dar sobre melhores seriados e filmes, dicas de culinária, tarô ou qualquer outro assunto que nada tem a ver com o motivo de estarem ali.
E por que é que eles estavam ali mesmo?
Pois é, mesmo que o objetivo das reuniões corporativas muitas vezes não seja claro e tampouco resolvido, a estimativa é que as empresas gastam aproximados 500 mil reais para cada 100 funcionários que desperdiçam tempo em encontros improdutivos. Nos Estados Unidos, onde 11 milhões de reuniões de negócios por dia, uma pesquisa recente da Forbes mostrou que 80% dos executivos estão insatisfeitos com as reuniões que nada resolvem.
“Os líderes de hoje fazem mais reuniões que os de antigamente, porque é uma maneira deles dividirem a responsabilidade das decisões com sua equipe e até de parecerem mais abertos a ideias, mesmo que no fundo sempre a sua palavra final é a que prevaleça”, diz Christian Barbosa, um dos principais especialistas em gestão do tempo no país.
Na opinião de Barbosa, seja lá por qual motivo, uma reunião eficiente de verdade, daquelas que ninguém sai achando que perdeu o mínimo de tempo, teria de ser orquestrada pelo líder com base nos seguintes passos:
Objetivos claros
Só marque reuniões se tiver claro em mente o que deve ser discutido e o
que você pretende levar daquele encontro. Também deixe os objetivos bem
claros aos demais participantes, se possível por meio de uma pauta
enviada previamente.As pautas estabelecidas serão usadas como um fio condutor durante a reunião, para que ninguém se perca nos assuntos e para que fique claro o que todos devem resolver ali.
Pessoas essenciais
Convocar todas as pessoas envolvidas em um determinado processo, além
de seus pares diretos e outros executivos que talvez possam
contribuir... quem sabe... sei lá... de repente... é errado. “Quanto
menos gente melhor, pois é menor a chance de distração e mais decisões
diretas serão tomadas”, diz, Christian.De acordo com o consultor, três perguntas básicas devem ser feitas pelo líder antes de escolher quem estará na sala de reunião: esse profissional vai decidir alguma ação? Ele vai executar alguma ação que será decidida? Ele me serve como consultor dentro do projeto? Se não, não há motivo para convocá-lo.
Tempo estabelecido
Boas decisões, quando todos estão inteirados e focados no assunto a ser discutido, levam em torno de 30 minutos. “Se assuntos paralelos, comentários e outras dispersões ficarem de fora da sala, o tempo estimado para a condução é esse”, diz Barbosa. Claro que não dá para seguir essa regra à risca, se houver diversos assuntos a serem tratados ou até se cada um deles for muito delicado. “Ainda assim, duas horas é o tempo máximo necessário para se decidir alguma coisa”, afirma o consultor.Deixe um relógio grande no centro da mesa, bem visível. Assim, você e todos estarão mais conscientes do controle do tempo. Se possível, estabeleça uma meta e compartilhe com os demais.
Fique de pé
Anote tudo
O tempo gasto nos processos de decisão também podem ser controlados com ajuda do documento.
Avalie o processo
Escolha o formato
“Depois de cuidar desses itens todos, o líder tem de se perguntar se realmente precisa da presença física da equipe ou não. Se um encontro virtual resolver as questões, o tempo de todos agradece”, diz Christian.
Link original: http://exame.abril.com.br/negocios/gestao/noticias/reunioes-chatas-livre-se-delas-em-7-passos-e-poupe-dinheiro?page=2&slug_name=reunioes-chatas-livre-se-delas-em-7-passos-e-poupe-dinheiro
Um comentário:
Muito bom o texto.
Postar um comentário