Tire proveito do Outlook

Nem só de e-mails vive a ferramenta do Office. Ela pode ajudar a vender mais e até fazer ligações telefônicas para seus contatos

Enviar e receber mensagens são as funções mais conhecidas e utilizadas do Outlook, um dos softwares do pacote Office, da Microsoft, e que de longe é o sistema de e-mail mais usado do mercado. Mas poucos sabem que, com a ajuda desse aplicativo, é possível armazenar contatos, estimular o trabalho em equipe, classificar e-mails e até fazer ligações telefônicas. Há cursos que ajudam a conhecer todas as funcionalidades do Outlook (ou boa parte delas). Para quem não tem paciência de encarar uma sala de aula, André Serpa, gerente de marketing de produtos Office da Microsoft, e Marcelo Thalenberg, diretor da MT Criativa, consultoria especializada em produtividade e autor do livro Socorro, Roubaram meu Tempo (ed. Érica), dão dicas de como tirar proveito do Outlook.
Lista de tarefas
Independentemente da versão, o Outlook traz uma agenda e uma lista de tarefas com lembretes. Você consegue classificar as tarefas por prioridade em três níveis: baixa, normal e alta. É possível ainda colocar um alarme (sons ou aviso na tela) para lembrar das tarefas que não se pode esquecer de jeito nenhum.

Compartilhamento de dados
É possível compartilhar seu calendário ou sua lista de tarefas com funcionários, fornecedores e parceiros. Mas é necessário que sua empresa possua uma rede com mais de cinco computadores, além de um servidor que tenha instalado o software Exchange Server (é ele que permite o compartilhamento das informações). Dessa forma, todas as pessoas autorizadas podem, por exemplo, verificar como está o processo de trabalho e ainda consultar virtualmente a agenda dos demais para marcar reuniões.

Confirmação de leitura
Você sabe que ao enviar, por exemplo, um e-mail com a cotação de um produto ou serviço pode receber a confirmação de quando ele foi lido? Esse sistema economiza tempo e evita que você tenha que ligar a toda hora para o seu cliente. No próximo telefonema, após a confirmação de leitura, você já pode perguntar o que ele achou da proposta enviada. Para obter a confirmação, basta entrar no ícone 'Opções' e selecionar 'Solicitar Confirmação'.

Ligações por minuto
Quanto tempo você perde para localizar um número na agenda, tirar o telefone do gancho, discar e esperar alguém atender a ligação? Dá para ganhar tempo utilizando a placa de modem do micro como discador e a lista de contatos do Outlook. Basta cadastrar os dados dos contatos e conectar o modem do computador ao aparelho de telefone. Para isso, é necessário um pequeno adaptador telefônico do modelo TOC. Assim, você só clica na opção 'Ligar' (presente nas versões do Office lançadas a partir do ano 2000). Aí você pode pegar o gancho do telefone só quando o interlocutor atender. Se quiser utilizar um headset, basta conectá-lo ao computador e configurar o discador telefônico do Windows.

E-mails desnecessários
Como resolver o problema de centenas de mensagens diárias enchendo sua caixa de entrada? Uma dica: em vez de olhar os e-mails por ordem de chegada, vale a pena analisá-los por remetente. Basta clicar no título da coluna 'de' da caixa de entrada. Você também pode cadastrar alguns e-mails para irem direto para pastas específicas que você mesmo pode criar, separando-as, por exemplo, como não lidas, notícias, amigos, etc.